C'è però una maniera molto più comoda di visualizzare, inserire o modificare dati: rispetto alla visualizzazione foglio dati. Si tratta della visualizzazione maschera, cioè qualcosa che assomiglia molto ai modelli cartacei tradizionali. In Inglese, infatti, le maschere si definiscono come "forms", cioè moduli. Vediamo allora come è possibile utilizzare questa modalità così utile per l'inserimento dei dati.

Cominciamo con l' aprire il nostro database. Ti ricordo che si trova nella cartella corso Access97 e si chiama Tabelle. All'apertura, il nostro database ci evidenzia le tabelle che abbiamo creato: la prima era stata creata per mostrare la procedura di creazione di una tabella, le altre per mostrare come si mettono in relazione tra loro tabelle diverse, e infine una tabella che è stata creata importando dati da un foglio Excel.

Tramite freccia giù, portiamoci sulla tabella "Indirizzi" per selezionarla. Apriamo poi il menù "Inserisci" con la combinazione di tasti ALT+I; fra le varie opzioni scegliamo "Maschera standard" e premiamo INVIO. La maschera è già presente sul nostro video.

Viene infatti presentata una nuova finestra, intitolata "Indirizzi", così fatta: vengono presentate tutte le descrizioni (etichette) dei campi della nostra tabella (ID, cognome, nome& ), e a destra di ognuno di essi viene presentato il contenuto di ogni campo del primo record del nostro database. Quindi nell'ID ci sarà 1, in Cognome Rossi, in Nome Antonio, e così via. Alla fine di questo elenco troviamo l'indicazione Record seguito da una serie di pulsanti, che ti descrivo per completezza, ma che non dovrai usare, in quanto gli stessi comandi potranno essere eseguiti, come sempre, anche dalla tastiera.

Iniziamo la descrizione partendo dal pulsante più a sinistra. Esso è costituito da una barra verticale e da una freccia, la cui punta tocca la barretta. Esso consente di spostarsi al primo record della tabella, che in questo caso è proprio quello che abbiamo davanti. Si può ottenere lo stesso comando utilizzando la combinazione di tasti CTRL + HOME.

Il secondo pulsante è costituito da una freccia con la punta rivolta verso sinistra, e porta, quando possibile, al record precedente. In questo caso è grigio, proprio perché non è possibile passare al record precedente, in quanto siamo già all' inizio della tabella. Si può eseguire lo stesso comando utilizzando il tasto PAGINA PRECEDENTE.

Subito dopo questo pulsante, si può vedere una piccola finestra in cui è evidenziato il numero 1, proprio per indicare che il record su cui siamo posizionati è il primo. A destra della finestrina c'è un altro pulsante, costituito da una freccia con la punta rivolta a destra. Esso permette di posizionarsi sul record successivo. E' possibile ottenere lo stesso risultato utilizzando il tasto PAGINA SUCCESSIVA. Se premi questo tasto, noterai subito, scorrendo con le frecce i campi del record, che il loro contenuto è cambiato: infatti nell'ID ci sarà scritto 2, nel cognome Bianchi, nel nome Francesco e così via. Un'altra cosa da notare è che nella zona che stavo descrivendo, cioè quella dei pulsanti, qualcosa è cambiato: il pulsante di record precedente non è più grigio, in quanto è possibile tornare al record numero 1, e dove prima era scritto "1", ora viene indicato "2".

Tornando alla descrizione dei pulsanti, possiamo notare che ce n'è un altro, a destra di quello appena descritto. Esso, costituito da una freccia con la punta rivolta verso destra che finisce contro una barretta verticale, consente di andare all'ultimo record della tabella. Si può ottenere lo stesso risultato tramite la combinazione di tasti CTRL + END. Se provi a premere questa combinazione di tasti, vedrai comparire i dati relativi all'ultimo record della tabella (ID 4, cognome Forattini e così via). Il cursore è posizionato sull'ultimo campo del record. Potrai scorrerli tutti usando freccia su.

Ti faccio notare una cosa interessante, che potrai subito sperimentare. Se utilizzi freccia su o freccia giù, potrai scorrere i campi uno per uno, e passare anche da un record all'altro. Se, ad esempio, stai usando freccia su, potrai passare dal campo ID 4, al campo Località Milano che fa parte del record precedente. Se ti eserciti un po' con questi pulsanti, avrai una fotografia dei dati presenti nella nostra tabella Indirizzi.

L'ultimo pulsante che voglio descriverti, sempre nella zona posta alla fine dei dati relativi al record visualizzato, è costituito da una freccia con la punta rivolta verso destra con accanto un asterisco. Esso consente di posizionarsi sul primo record vuoto. Lo stesso risultato può essere ottenuto anche così: con CTRL + END puoi posizionarti sull'ultimo campo dell'ultimo record della tabella; poi, con freccia giù, ti porti sul primo campo (ID contatore) del primo record vuoto. Quando ci si trova in questa posizione, è possibile inserire i dati del nuovo record.

A questo punto posso riassumerti tutti i pulsanti che ti ho descritto per mostrarti, qualora il tuo ausilio te lo consenta, l'immagine fotografica della parte inferiore di questa finestra: Record, pulsante primo record, pulsante record precedente, numero (in questo caso 4), pulsante record successivo, pulsante ultimo record, pulsante primo record vuoto, "di" , e il numero di record presenti nella tabella. Quindi, se il record correntemente visualizzato è il 4, in quella finestra, oltre ai pulsanti, ci sarà scritto "record 4 di 4".

Se ci posizioniamo sul primo record vuoto (CTRL + END, poi FRECCIA GIU' ), noteremo che tutti i campi si sono vuotati, e che nel campo ID vi è la solita scritta "contatore" in negativo. Questo ci dice che possiamo inserire i dati relativi al record numero cinque, nello stesso modo in cui lo abbiamo fatto dalla tabella vera e propria, ma sicuramente più facilmente.

Possiamo ora chiudere questa finestra. Come sempre, accanto al titolo, ci sono i tre pulsanti: quello con la barretta in basso che serve per ridurre la finestra ad icona, quello fatto come un quadrato che serve ad ingrandire, e infine quello fatto a forma di croce o X che serve per chiudere la finestra. Noi usiamo i comandi del menu File: ALT+F per aprirlo, freccia giù fino a trovare il comando "chiudi", e INVIO per eseguirlo.

Ci viene presentata una finestra di dialogo di Microsoft Access che ci chiede se vogliamo salvare la struttura di maschera Maschera1. Ci sono i soliti tre pulsanti (SI, NO, ANNULLA); noi vogliamo scegliere SI che è già selezionato; per farlo, basta premere INVIO. Appare a questo punto la finestra di dialogo "Salva con nome" che, nel campo "Nome maschera", propone per il nome della maschera "Indirizzi". Il nome campo è selezionato, e quindi, se noi scriviamo qualcosa, la parola attualmente scritta verrà cancellata. Come sempre, sulla destra, i pulsanti OK e Annulla. A noi il nome proposto da Access, Indirizzi, va bene. Ci basterà solo premere INVIO per confermarlo.

A questo punto abbiamo completato la creazione automatica di una maschera necessaria alla gestione della tabella Indirizzi.

Se nella finestra principale del database, quella che contiene le linguette Tabelle, Maschere, Query..., scegliamo Maschere, vedremo che, tra gli altri comandi previsti, è elencata anche la nostra maschera, appena creata, Indirizzi. Se proviamo ad aprirla con la combinazione di tasti ALT+A, noteremo che ci viene presentato esattamente ciò che avevamo visto prima, e cioè il primo record della tabella.

Possiamo utilizzare le combinazioni di tasti che ti ho descritto in precedenza per spostarci tra i record, su cui possiamo effettuare qualsiasi modifica, o per posizionarci su un record vuoto per inserire nuovi dati.

Vediamo ora una interessantissima possibilità offerta da questa maschera. Con la combinazione tasti CTRL + HOME posizioniamoci sul primo record della tabella. Vediamo che si tratta di Rossi Antonio. Con freccia giù, portiamoci adesso sul campo "Cognome". Ora, dal menù "Modifica", che si apre con la combinazione di tasti ALT+M, scegliamo il comando Trova tramite le frecce e premiamo INVIO per selezionarlo.

Lo stesso comando, che ha la forma di un cannocchiale, si trova nella barra degli strumenti, a cui si accede col tasto alt e poi con CTRL + TAB. Le frecce sinistra e destra permettono di scorrere tutti i pulsanti. Ti consiglio però, per brevità di accesso, di scegliere il comando "Trova" attraverso il menù "Modifica".

Scegliendo questo comando, compare la finestra di dialogo "trova e sostituisci". Nel punto in cui si trova il cursore, possiamo scrivere, ad esempio, Bianchi. Se andiamo avanti col TAB, troveremo l'indicazione "cerca in cognome": infatti, se ti ricordi, eravamo posizionati, prima di scegliere il comando Trova, proprio su questo campo. Proseguendo con TAB, troviamo "cerca tutto". Le opzioni possibili sono "tutto", "su" o "giù". A noi tutto va bene. Ancora con TAB troviamo "confronta". Le opzioni possibili sono: parte del campo, campo intero, inizio campo. Se si sceglie "campo intero", ciò che viene trovato corrisponde all'intero valore del campo cognome; in questo caso potrebbe anche andarci bene. Normalmente però, è più prudente scegliere "parte del campo". infatti, sempre seguendo il nostro esempio (Bianchi) Access ci troverebbe Bianchini, Bianchinetti, Imbianchini o qualsiasi altro valore che al suo interno contenesse i caratteri "Bianchi". Se, infine, si sceglie "inizio campo", Access troverà tutti i cognomi che iniziano con Bianchi e che terminano con qualsiasi altro carattere.

Proseguendo con TAB, si trova la possibilità di tener conto oppure no delle maiuscole (la scelta proposta è disattivato), di cercare in campi formattati, di cercare solo nel campo corrente (questa scelta è attivata). Per noi è giusto così: infatti vogliamo cercare solo nel campo "Cognome". Se cercassimo in tutti i campi, infatti, potremmo trovare anche un signore, con un qualsiasi cognome, che però abita in via Bianchi. Ci sono infine i pulsanti "trova primo", "trova successivo" e "chiudi". Scegliamo "trova primo". Il tuo ausilio, se Access ha trovato qualcosa, dovrebbe dirti "trova successivo". Questo significa che, appunto, c'è qualcosa che soddisfa la nostra ricerca. Per vedere ciò che ha trovato, premi ESC per chiudere la finestra di dialogo "trova" e verificare se il record evidenziato è quello che ci serve. A questo punto, dovresti veder evidenziato il record numero 2, col campo Cognome, Bianchi, selezionato. Se il record trovato non fosse quello che stavamo cercando, dovresti richiamare la finestra "trova", che ha ancora scritti i dati che avevamo battuto, e scegliere il pulsante "trova successivo", richiamabile anche dalla combinazione di tasti ALT+V. Dato che nella nostra tabella il record 2 è l'unico col cognome "Bianchi", se premiamo "trova successivo", otteniamo il messaggio "terminata la ricerca nei record. Elemento non trovato". Per chiudere questa finestra, basta premere INVIO. Per fare modifiche sui dati del record trovato, come prima, bisogna chiudere anche la finestra di dialogo "trova" tramite il tasto ESC. Chiudiamo anche la finestra "indirizzi" scegliendo "chiudi" dal menù File.