Circolare Ministeriale 12 febbraio 1985, n. 61

Prot. n. 584/N11

Oggetto: Rimborso spese di viaggio e di pernottamento ai componenti degli organi collegiali della scuola per la partecipazione alle sedute

L'art. 41 del D.P.R. 31 maggio 1974, n. 416, come è noto, stabilisce che la partecipazione agli organi collegiali della scuola è gratuita e che ai soli componenti degli organi collegiali a livello distrettuale e provinciale spetta il rimborso delle spese di viaggio, mentre a quelli del consiglio nazionale della P.I. spetta anche il trattamento di missione (nei casi e secondo le modalità previste dalle vigenti Leggi).

In merito alla normativa ricordata, sono stati posti a questo Ministero numerosi quesiti volti a conoscere soprattutto se al personale della scuola, che partecipa obbligatoriamente per ragioni di ufficio e non perché eletto, ad alcuni organi collegiali a livello di circolo - istituto (ad esempio al collegio dei docenti o al consiglio di interclasse o di classe), in particolari situazioni, determinate dalla non coincidenza tra la sede di servizio e il luogo di svolgimento delle riunioni, debbano essere rimborsate le spese di viaggio e liquidata l'indennità di missione nei casi e con le modalità previste dalla legislazione vigente.

Data la complessità della materia, questo Ministero ha ritenuto di dover sentire il parere del Consiglio di Stato.

Valutate, pertanto, le questioni poste all'esame di questo Ministero alla luce del parere espresso dal Consiglio di Stato, si impartiscono le seguenti istruzioni.

1) Se pur diverso è il titolo da cui deriva la qualità di componente l'organo collegiale - il mandato elettivo per alcuni, l'ufficio ricoperto per gli altri - la partecipazione alle adunanze dei collegi non è meno obbligatoria per entrambe le categorie di membri. C'è poi, da aggiungere che tutti coloro che compiono missioni per conto dello Stato hanno titolo in linea generale al ristoro quantomeno delle spese sostenute, anche se estranei all'Amministrazione dello Stato.
Appare, quindi, necessario che la previsione di eventuali rimborsi per la partecipazione agli organi collegiali della scuola, nei limiti posti peraltro dall'art. 41 del D.P.R. n. 416/1974 citato, non sia limitata alla sola categoria dei dipendenti della scuola.

2) Le norme contenute nell'art. 41 del D.P.R. n. 416/1974 citato, formulate con riferimento letterale agli organi a livello distrettuale e provinciale, perché di solito è proprio per partecipare a questi organi che si può ipotizzare la necessità di spostamenti dalla propria sede ordinaria, devono peraltro essere interpretate in senso amplificativo in modo da intendere in esse ricompresi anche gli spostamenti nell'ambito distrettuale e provinciale per partecipare a collegi a livello di circolo-istituto. Il rimborso delle spese di viaggio, quindi, spetta anche ai membri degli organi collegiali a livello di circolo-istituto.

3) Quanto finora detto, comunque, non può ritenersi esaustivo di tutte le questioni poste all'esame di questo Ministero, in quanto lascierebbe non risolto il problema almeno di alcuni istituti particolari, nei quali le riunioni degli organi collegiali obbligano i membri degli organi medesimi a trasferirsi al di fuori della ordinaria sede di servizio o di residenza su notevoli distanze (si pensi, ad esempio, all'Istituto professionale per sordomuti di Roma, con sede staccata a Torino o al plesso di scuola elementare di Ustica, dipendente dalla direzione didattica di Palermo e ad altri simili) con difficoltà a volte, di rientrare in sede nello stesso giorno delle riunioni e con la conseguenza di rendere non equo il solo rimborso delle spese di trasporto.
Nella prospettiva poc'anzi illustrata il Consiglio di Stato, specificamente interpellato, ha ritenuto necessario interpretare la dizione "spese viaggio", contenuta nell'art. 41 del D.P.R. n. 416/1974, nel senso che vi rientrano, oltre alle spese di trasporto propriamente dette, anche quelle eventuali di pernottamento, se ed in quanto rese indispensabili dalla particolarità della situazione geografica e dei trasporti. Nel contempo l'organo consultivo ha ribadito il principio già esposto, della gratuità della partecipazione agli organi collegiali della scuola, nel senso della esclusione del trattamento ordinario di missione.

4) Ciò premesso, si invitano, comunque, le SS.VV., in applicazioni delle seguenti istruzioni e al fine di evitare eventuali abusi, ad individuare nell'ambito delle rispettive province i casi eccezionali oltre a quelli poc'anzi citati come esempio, nei quali autorizzare in via permanente, d'accordo con il preside e i direttori didattici che ne faranno esplicita richiesta, i membri degli organi collegiali della scuola o soltanto alcuni di essi ad un pernottamento fuori sede allorché a ciò materialmente necessitati.
Di volta in volta, peraltro, il presidente dell'organo collegiale attesterà, con dichiarazione, al preside o al direttore didattico, da allegare al provvedimento di rimborso delle spese, che la riunione si è svolta in orario che ha reso indispensabile il pernottamento fuori sede delle persone. Ciò ovviamente per quanto si riferisce agli organi a livello di circolo-istituto.
Per i consigli scolastici distrettuali, le eventuali autorizzazioni dovranno essere richieste alle SS.VV. dal Presidente del distretto, al quale spetterà anche di firmare la dichiarazione di cui sopra, da allegare al provvedimento di rimborso delle spese adottato dal consiglio di distretto.
Per il consiglio scolastico provinciale, infine, il presidente dell'organo provvederà all'emissione della dichiarazione in questione.

5) La liquidazione delle spese sarà effettuata dal preside o direttore didattico della scuola di appartenenza per gli organi a livello di circolo-istituto, utilizzando i fondi di bilancio iscritti nei capitoli di spesa per il funzionamento amministrativo e didattico, mentre per i distretti e i consigli scolastici provinciali provvederanno rispettivamente i presidenti, utilizzando i fondi di bilancio del distretto, e le SS.VV. con i fondi assegnati agli uffici scolastici periferici non avendo i consigli scolastici provinciali un proprio bilancio autonomo.

Le SS.VV., nell'assegnare annualmente i fondi alle scuole dipendenti e ai distretti, considereranno opportunamente le situazioni rappresentate nella presente circolare e specificamente individuate nell'ambito della provincia di competenza.

Appare superfluo, infine, ricordare che tutti i rimborsi per spese di viaggio e i documenti giustificativi di tali spese, nel senso indicato nella presente circolare, devono essere conformi alla normativa vigente in materia.

In particolare si precisa:

- il rimborso delle spese di viaggio effettuate con mezzi pubblici può essere disposto soltanto su presentazione dei relativi biglietti;

- il rimborso delle spese di pernottamento, inoltre, può avvenire esclusivamente dietro presentazione della ricevuta fiscale rilasciata dall'albergo o pensione;

- in alternativa al costo dei biglietti di viaggio, in fine, possono essere rimborsate le spese sostenute per l'uso del proprio mezzo di trasporto, qualora queste ultime risultino, sotto l'aspetto economico, complessivamente più convenienti per l'Amministrazione e, ovviamente, a condizione che gli interessati dichiarino, per iscritto, che l'Amministrazione stessa è sollevata da qualsiasi responsabilità per l'uso di tale mezzo;

- allo scopo di evitare incertezze, si stabilisce, a norma dell'art. 28 della Legge 18 dicembre 1973, n. 836, che ai membri eletti o designati negli organi collegiali della scuola, che non siano legati all'amministrazione scolastica da un rapporto di lavoro subordinato compete il rimborso delle eventuali spese di pernottamento in albergo di II categoria e di quelle di viaggio in carrozza di prima classe con l'eventuale uso di cuccetta.

Si pregano le SS.VV. di voler trasmettere la presente circolare oltre che ai presidi e ai direttori didattici, anche ai presidenti dei consigli scolastici provinciali e dei distretti.

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