Ora che abbiamo imparato a creare delle tabelle e a metterle in relazione fra loro, dobbiamo vedere come fare ad inserire dati direttamente nelle tabelle. Esistono metodi più comodi e facili di questo, ma è importante comunque conoscere anche questa modalità.

Per prima cosa apriamo il nostro database, quello che abbiamo salvato nella cartella "Corso Access 97". Se selezioniamo la linguetta "tabelle", vediamo che sono elencate le tre tabelle che abbiamo creato: indirizzi, matricole ed esami. La tabella che vogliamo utilizzare ora è "indirizzi", ma non nella modalità vista finora, bensì in modalità visualizzazione foglio dati. Per farlo, posizionati con la freccia su "indirizzi" e premi la combinazione ALT + A, oppure scegli, tramite TAB, il pulsante "apri" e premi INVIO. Viene mostrata una tabella costituita da varie colonne e da una sola riga. Le colonne, a partire da sinistra, hanno come titolo: ID, cognome, nome, nascita, sesso, indirizzo, CAP, località. Nella seconda riga, sotto ID, viene indicato "contatore", e il cursore è posizionato proprio su quel campo (il tuo ausilio dovrebbe indicartelo). Questo è il campo chiave che avevamo permesso ad Access di creare e quindi non dobbiamo riempirlo: il programma lo gestirà automaticamente. Infatti, utilizzando il tasto TAB, possiamo passare al campo successivo, cognome, e scrivere Rossi. Ancora TAB e passiamo a nome, e scriviamo Antonio. Sempre con TAB passiamo a nascita e scriviamo 12/05/55. Passiamo a sesso e scriviamo M, indirizzo via Roma 153, CAP 00187, città Roma. Se a questo punto premiamo ancora TAB, dato che nel record corrente non ci sono più campi da compilare, passiamo automaticamente al record successivo. Ti faccio notare i cambiamenti che si sono verificati nella nostra finestra: prima di tutto le righe sono diventate due; poi, nella prima colonna, subito sotto a ID, vediamo scritto 1. Questo indica che il numero assegnato automaticamente da Access al record che abbiamo appena scritto è appunto 1. Ci troviamo posizionati sul campo ID dove, anche questa volta, è scritto "contatore". Passa con TAB al campo cognome.

Per brevità ti indico i dati da scrivere nei record successivi senza ricordarti, volta per volta, di premere TAB.

Record corrente (che diventerà 2): cognome Bianchi, nome Francesco, nascita 5/11/65, sesso M, indirizzo via Mazzini, 12, CAP 40100, città Bologna.

Record successivo (che diventerà 3). Ti faccio notare che il campo ID della seconda riga è diventato 2 e che, se hai premuto TAB dopo aver scritto Bologna, sei posizionato sul campo contatore del record che devi scrivere. Premi TAB ancora una volta per passare a cognome e scrivi Neri, nome Gianna, nascita 3/08/58, sesso F, indirizzo viale Rovetta, 33, CAP 20120 città Milano. Premi ancora TAB per passare al record 4.

Nota che l'ID della terza riga è diventato 3 e che l'ID della quarta riga contiene la scritta "contatore". Premi TAB per passare a cognome e scrivi Forattini, nome Giulia, nascita 12/4/62, sesso F, indirizzo Strada Maggiore, 25, CAP 40120, città Bologna.

Abbiamo inserito quattro record. Andiamo nel menù File e, tramite le frecce, scegliamo il comando Chiudi per chiudere la nostra tabella.

Prova a riaprirla nella stessa modalità per vedere come ti compare. Per farlo, seleziona la tabella e premi la combinazione alt+a. Noterai subito che il cursore è posizionato sulla prima riga (quella il cui ID è 1), e precisamente sul campo ID. La consultazione di questa tabella è molto semplice: premendo freccia destra ti troverai sulla colonna successiva (in questo caso cognome), ma nella stessa riga; premendo freccia sinistra tornerai al campo ID del record 1, premendo freccia giù passerai al campo ID del record 2, premendo infine freccia su tornerai all'ID 1. Per spostarti di colonna, restando nella stessa riga, puoi usare, naturalmente, anche TAB e shift+TAB. Se volessimo inserire un altro record, potremmo scendere, nella colonna ID, fino al campo in cui troveremmo la scritta contatore. Si tratta, come ricorderai, del primo record vuoto. Non è necessario che ci esercitiamo ancora insieme. Potrai farlo tu, se lo desideri, perché ormai conosci il metodo da usare. Stiamo per imparare un'altra cosa nuova, e quindi possiamo, tramite il comando Chiudi del menu File, chiudere la nostra tabella.

I dati possono essere collegati, importati ed esportati: infatti Access offre molti modi di condividere dati con altri programmi o con altri database di Access. Ti elencherò brevemente le differenze tra le diverse operazioni possibili.

Il collegamento consente di accedere direttamente ai dati in un altro database. Ogni cambiamento eseguito sui dati interesserà sia il database originale, sia il database di Access.

L'importazione consente di creare una copia separata dei dati da altri formati di file o da altri programmi in una tabella di Access. Le modifiche che si apportano tramite Access non influenzeranno i dati originali.

Infine, l'esportazione consente di copiare dati da una tabella di Access in un altro formato di file o in un altro programma come Word o Excel, o ancora in un altro database di Access. I dati esportati rappresentano una copia completamente separata che non è collegata in alcun modo ai dati originali di Access.

Vediamo ora come si importano dati da Excel ad una tabella di Access.

Per eseguire questa operazione, è necessario che, nella cartella "Corso Access97", sia stata creata una cartella di lavoro Excel, chiamata DATI.XLS, fatta, ad esempio, uguale alla nostra tabella Indirizzi, con esclusione del campo ID. Essa, quindi, dovrà contenere i seguenti nomi di campo nella prima riga:

Nome, cognome, nascita, sesso, indirizzo, CAP, località.

Dovranno essere anche inserite alcune righe di dati, che importeremo poi nella tabella di Access. Solo quando questo file sarà presente nella nostra cartella, potrai prepararti ad eseguire l'operazione che sto per descriverti. Per la buona conclusione di questo corso, non è necessario che sia tu a crearlo. L'importante è che sia presente sul tuo disco. Imparerai tutto quanto è necessario sapere su Excel in un'altra occasione. Se, invece, conosci già questo prodotto, non ti sarà difficile creare la cartella di lavoro seguendo le indicazioni che ti ho appena dato.

Se sei pronto ad importare dati da un file esterno, vai nel menù File della finestra principale di Access (ALT + F) e, tramite freccia giù, scegli il comando "carica dati esterni" e premi INVIO. Puoi anche selezionarlo direttamente tramite la combinazione di tasti ALT + D. Compare un sottomenù che contiene i comandi "Importa" (già selezionato) e "collega tabelle". Scegliamo Importa premendo subito INVIO.

Compare una finestra di dialogo intitolata "importa", che ci chiede il nome del file da utilizzare. Nella casella "cerca in" è evidenziata la cartella "corso Access 97", e questo è corretto. Nel campo "tipo file" è attualmente evidenziato "Microsoft Access", perché il programma si è predisposto ad importare dati da Access. Basta scendere con la freccia fino a "Microsoft Excel" e premere INVIO. Tramite SHIFT + TAB andiamo sul campo "nome file", scriviamo Dati (nome della nostra cartella di lavoro Excel), e premiamo INVIO (è lo stesso che scegliere il pulsante "importa", che è sempre raggiungibile col tasto TAB). Gli altri pulsanti presenti nella finestra sono Annulla e Avanzate.

A questo punto compare una nuova finestra di dialogo abbastanza complessa intitolata "Autocomposizione importazione foglio di calcolo". Questo significa che il programma ci chiederà passo per passo tutte le azioni da svolgere durante l'importazione. La prima cosa da specificare è: "Il foglio di calcolo contiene più di un lavoro o intervallo". La scelta selezionata è "Foglio 1", che per noi è corretta.

Nota su Excel: una cartella di lavoro contiene più di un foglio di lavoro; il numero normale di fogli è 3. Generalmente il foglio 1 è quello più usato.

Nella seconda parte della finestra vengono mostrati i dati contenuti nel foglio di lavoro, compresi i nomi dei campi. Spostandoci con TAB, scegliamo il pulsante Avanti e premiamo INVIO, oppure utilizziamo, allo stesso scopo, la combinazione di tasti ALT + A.

Compare una seconda finestra di dialogo che chiede di specificare se le intestazioni di colonna possono essere usate come nomi di campo della tabella che creeremo. "la prima riga specificata contiene le intestazioni delle colonne". Se attiviamo, con spazio, questa casella, la parte della finestra che contiene l'esempio della nostra tabella si modificherà: le effettive righe di dati (i record) saranno numerati a partire da 1, mentre la riga coi nomi dei campi verrà colorata di grigio e non avrà numero. Questo era ciò che volevamo e quindi possiamo selezionare, sempre tramite TAB, il pulsante Avanti.

La nuova finestra di dialogo che compare ci chiede la destinazione in cui memorizzare i dati. Possiamo scegliere tra tabella nuova oppure tabella esistente. La scelta evidenziata è "tabella nuova" e, dato che questo è quanto vogliamo fare, scegliamo ancora, tramite TAB, il pulsante Avanti.

Nella nuova finestra di dialogo, è possibile definire le impostazioni per i campi da importare. "Selezionare i campi nell'area sottostante e modificare le informazioni contenute nella parte opzioni per i campi". Il primo campo selezionato è cognome. Nella parte relativa alle opzioni per i campi viene indicato nome campo cognome, indicizzato no e la terza riga, attualmente disattivata, è "non importare il campo".

Selezionando questa casella di spunta, diremmo ad Access di non importare nella nuova tabella questo campo, anche se presente nel foglio di lavoro di Excel. Dato che noi vogliamo importare tutti i campi, non abbiamo informazioni da modificare. Spostiamoci su Avanti e premiamo INVIO.

Ci compare un'altra finestra di dialogo. Qui ci viene chiesto di specificare se vogliamo che la tabella abbia una chiave primaria oppure no. "Si consiglia di definire una chiave primaria per la nuova tabella. La chiave primaria consente di definire ciascun record della tabella in modo univoco e di trovare i dati più rapidamente". La finestra contiene tre opzioni di cui la prima è selezionata: chiave primaria aggiunta automaticamente, chiave primaria definita dall'utente (e c'è spazio per indicarla), nessuna chiave primaria. Noi accettiamo, come al solito, che Access definisca automaticamente la chiave primaria, e premiamo INVIO dopo aver trovato il pulsante Avanti.

La prossima finestra di dialogo ci mostra la nuova situazione: è stata creata la colonna ID e tutti i record sono ora numerati. Così va benissimo; possiamo premere ancora Avanti.

Ci compare l'ultima finestra di dialogo. "tutte le informazioni per importare i dati sono ora disponibili. Importa nella tabella". Il nome proposto è foglio1. Dato che il campo è selezionato, quando scriviamo il nome viene sostituito con quello da noi immesso. Scriviamo Dati e, dopo esserci spostati sul pulsante Fine col tasto TAB, premiamo INVIO.

Access a questo punto ci informa che l' operazione di importazione è conclusa. Premendo INVIO (OK), la finestra si chiude.

Se siamo posizionati sulla linguetta "tabelle" nella finestra del database, vediamo che è stata aggiunta una tabella all'elenco delle tabelle: la tabella è, appunto, Dati, come da noi richiesto. Se la apriamo, dopo esserci posizionati su di essa tramite le frecce, con ALT + A, noteremo che essa è la fotocopia del nostro foglio Excel, e che è stata creata anche la chiave primaria (campo ID) come volevamo.

Bene. Abbiamo capito come importare dati in Access da Excel. Le importazioni sono molto più numerose: possiamo importare dati da un'altra tabella di Access, da una tabella di Word o da altri programmi non necessariamente Microsoft. Abbiamo scelto questo come esempio, perché è sicuramente la modalità più diffusa di importazione.

Un'altra funzione, forse ancora più importante, è quella che ci consente di esportare dati da Access in un altro formato. Anche qui ci occuperemo di esportare dati in un foglio Excel. Questa funzione, dicevamo, è molto importante, perché se abbiamo una tabella che contiene dati relativi a nostri corrispondenti e li vogliamo ordinare per nome o per città in ordine alfabetico, o spedire a qualcuno tramite posta elettronica, ci sarà più facile se si trovano in un foglio Excel.

Per effettuare questa operazione, selezioniamo la tabella Indirizzi e scegliamo, dal menù File (ALT + F), l'opzione "Salva con nome/esporta". Puoi usare le frecce e premere INVIO quando hai trovato il comando, o la combinazione di tasti ALT + l.

Compare una finestra di dialogo, intitolata "Salva con nome". Nella parte sinistra della finestra, troviamo l'indicazione "salva tabella indirizzi", e poi le opzioni: "in un file o database esterno", che è selezionata, e "nel database corrente". Ci va bene la prima e quindi possiamo selezionare con INVIO il pulsante OK.

Compare la prima finestra di dialogo "salva tabella indirizzi in". La cartella in cui ci viene proposto il salvataggio è "Corso Access 97", e ci va bene. Subito sotto ci viene mostrato il contenuto della cartella (al momento vediamo solo Tabelle), poi nel campo "Nome file" è indicato Microsoft Access. Nel nome file scriviamo Rubrica (dato che il campo è selezionato sarà sufficiente scrivere il nuovo campo). Passiamo con TAB a tipo file dove, attraverso freccia giù, selezioniamo Microsoft Excel 97 e premiamo Invio per convalidare la scelta. Nell' elenco del contenuto della cartella "corso Access 97", vediamo che sono mostrati ora solo i file Excel. Per iniziare l'esportazione premiamo INVIO o spostiamoci con TAB su Esporta e premiamo INVIO.

L'operazione si è conclusa. Per verificare i dati, dovremmo aprire Excel e richiamare il file Rubrica.xls. Se tutto va bene, possiamo davvero essere contenti di aver raggiunto il nostro obiettivo: importare dati partendo da Excel ed esportarli da Access ad Excel.