Per Report si intende in questo contesto una stampa formattata, contenente dati provenienti da una tabella o da una query opportuna.

E' certamente possibile stampare il contenuto di una tabella o il risultato di una query aprendoli e sceglienda "Stampa", però in questo modo si otterrà una semplice lista non formattata, senza la scelta di tipi e dimensioni di carattere adeguati e priva di intestazione e pié di pagina.

Per procedere alla creazione del nostro primo Report come al solito per prima cosa dobbiamo aprire Access e il nostro database. Fra le linguette che vengono proposte, questa volta scegliamo Report. Poi, scegliamo Nuovo. Ci viene presentata una finestra intitolata Nuovo report. Essa è divisa in due parti. La parte a sinistra mostra e specifica ciò che può essere scelto nella parte destra. In quest'ultima parte ci sono sei possibilità:

Visualizza struttura, e a sinistra viene specificato: crea un report senza usare l'autocomposizione;

Autocomposizione report; la spiegazione è crea automaticamente un report sulla base dei campi selezionati;

report standard a colonne; la spiegazione è crea automaticamente un report a colonne;

report standard tabellare; la spiegazione è crea automaticamente un report in formato tabella;

autocomposizione grafico; la spiegazione è crea un report con grafico;

autocomposizione etichetta; la spiegazione è crea un report formattato per la stampa su etichette.

Nella parte bassa della finestra c'è la richiesta di scegliere la tabella o la query di origine dei dati dell'oggetto, poi i pulsanti OK e Annulla.

Noi sceglieremo, tramite le frecce, Autocomposizione report. Con TAB, ci sposteremo poi all'elenco delle tabelle e query e, tramite le frecce, sceglieremo Indirizzi; infine, sempre con TAB, scegliamo OK e premiamo INVIO per confermare.

Compare la prima finestra della creazione guidata report. Essa ci invita a scegliere quali campi inserire, ricordandoci che è possibile farlo utilizzando più tabelle o query. Infatti, nella parte in cui è indicata la tabella Indirizzi è anche possibile aprire una casella elenco che contiene tutte le tabelle e query del nostro database. Come abbiamo visto nella query a campi incrociati, il resto della finestra è divisa in due parti: la parte sinistra contiene l'elenco dei campi disponibili (raggiungibile con ALT+D), quella di destra contiene i campi selezionati (raggiungibile con ALT+S). Puoi passare da una parte all'altra e tra i pulsanti usando sempre il TAB. Nella lezione precedente avevamo usato il pulsante con una sola freccia destra, che ti veniva letto Maggiore. L'altro pulsante, con due frecce a destra, serve a portare tutti i campi, e non solo quello su cui ti trovi, tra i campi selezionati. Puoi provare, se vuoi. Se premi il pulsante con la doppia freccia a destra, tutti i campi verranno spostati nell'elenco dei campi selezionati, mentre quello dei campi disponibili resterà vuoto. A questo punto vengono resi attivi altri due pulsanti: < e <<. Essi hanno la funzione inversa agli altri due. Il primo cancella dall'elenco dei campi selezionati il campo su cui sei posizionato e lo riporta tra i campi disponibili, il secondo rende nuovamente disponibili tutti i campi. Puoi premere quest'ultimo pulsante per riportare la situazione com'era inizialmente. Così, possiamo cominciare a lavorare.

Posizioniamoci sul cognome e, tramite il pulsante freccia destra portiamolo tra i campi selezionati. Fai così per tutti gli altri campi, eccetto per l'ID. Ora puoi premere AVANTI (alt+a). Ci sono anche i pulsanti Indietro (alt+I), Annulla (ESC) e Fine (alt+F).

La finestra successiva ci chiede se vogliamo aggiungere livelli di gruppo. Sono evidenziati i campi che abbiamo scelto con un pulsante con una freccia a destra attivo, mentre uno con la freccia a sinistra non selezionabile. Nella parte bassa è indicato "Priorità" con una freccia in alto e una in basso. Nella parte destra troviamo il nostro elenco di campi separati da una virgola. Noi non desideriamo aggiungere livelli di gruppo, quindi scegliamo ancora il pulsante Avanti.

La terza finestra ci chiede di scegliere il tipo di ordinamento dei record, e ci ricorda che è possibile ordinare i record in base a un massimo di quattro campi in senso crescente o decrescente. Infatti sulla sinistra ci sono quattro righe in cui è possibile inserire un campo. Nel punto in cui sei posizionato, aprendo la casella elenco, puoi scegliere Cognome. Oltre all'elenco dei campi, dopo aver aperto la casella elenco, troverai anche Nessuno, che è la prima scelta. L'ordinamento può essere effettuato sia in modo crescente che decrescente, per ognuna delle quattro righe. Puoi passare dal campo scelto al pulsante in cui puoi decidere il tipo di ordinamento, tramite TAB. Qui il tuo ausilio potrebbe esserti di scarso aiuto, ma ti dico che potrai modificare l'ordinamento scrivendo D per decrescente e C per crescente. Dato che è un pulsante, puoi modificarne il valore anche premendo Invio, ma non te lo consiglio perché potresti perdere il controllo di ciò che hai scelto. La scelta di default è crescente. Se tutto è andato bene, dovresti essere riuscito a chiedere un ordinamento crescente sul campo Cognome. Puoi ora scegliere Avanti per passare alla finestra successiva.

Essa ci chiede il tipo di layout, o formato, del report, e ci fornisce un esempio delle tre scelte possibili. Quello tabulare mostra ogni record su una riga e in alto l'intestazione di ogni colonna; quello verticale mostra i campi dei record uno sotto l'altro, e quello giustificato è un misto tra i due. Esso posiziona i campi tenendo conto delle loro dimensioni ed è fatto per contenere un record per ogni pagina. La scelta selezionata è Tabulare e a noi va bene. Puoi spostarti tra le frecce per scegliere un altro formato. Spostandoti con TAB alle prossime scelte, puoi decidere come debba essere l'orientamento rispetto al foglio. Noi scegliamo orientamento orizzontale, perché abbiamo messo molti campi. Spostati con freccia su o freccia giù per effettuare la scelta. Usa ancora TAB per controllare che sia attiva la casella "regola la larghezza dei campi per includerli tutti in una pagina". A questo punto puoi selezionare Avanti.

Ci compare un'altra finestra dalla quale possiamo scegliere lo stile del report da un elenco di sei diversi stili. Per ognuno di essi ci viene mostrato un esempio.

Gli stili possibili sono:

aziendale, con titoli e intestazioni in blù;

casual, presenta un motivetto in alto e il titolo in verde;

compatto, molto essenziale, con una righina sottile in alto, tutto molto verticale;

formale, con carattere times new roman, molto essenziale;

grassetto, ha una riga molto evidente in alto e il titolo in rosso cupo;

grigio chiaro, con titolo in bianco su sfondo grigio.

Noi scegliamo quello aziendale che, quando non si hanno particolari esigenze è quello più usato. Tra l'altro è quello già selezionato. Premiamo ancora AVANTI.

Ci compare un'altra finestra in cui possiamo scegliere il nome da assegnare al nostro report. Quello proposto da Access è Indirizzi, come il nome della tabella di partenza. Dato che report e tabelle sono visualizzate in momenti diversi, non abbiamo nessun problema ad accettarlo.

Con questa informazione siamo arrivati alla fine della creazione: infatti, se usi TAB per esplorare la finestra, vedrai che è possibile visualizzare il report oppure modificarne la struttura. Usa freccia su o freccia giù per attivare l'una o l'altra delle due scelte, che possono anche essere richiamate rispettivamente con ALT+V e ALT+M. La modifica si rivela utile qualora ci sia qualcosa di sbagliato nel risultato, ma la scelta di default è visualizza report. Se usi ancora TAB, noterai che la casella "visualizza guida del report" è disattivata. Puoi richiamarla con ALT+G. Ora possiamo solo usare i pulsanti Indietro e Fine. Richiamiamo quest'ultimo con ALT+F.

A questo punto compare il nostro report che è così fatto: a sinistra in alto, scritto in grande, c'è il titolo, Indirizzi. Poi sono indicati i nomi dei campi. La distanza tra ognuno di essi è stata scelta dal programma e dipende sia dalla lunghezza dell'intestazione che del contenuto. Subito sotto le intestazioni c'è una riga blù abbastanza intensa, e poi tutti i record, ognuno su una riga.

Alla fine, c'è una righina grigia; ancora sotto, a sinistra c'è il giorno della settimana e poi la data, scritta col mese per esteso; a destra, la scritta "pagina 1 di 1". Naturalmente se il report fosse stato più lungo di una pagina, dopo "di" ci sarebbe stato il numero totale delle pagine.

Abbiamo così completato il nostro report. Ora vogliamo stamparlo. Puoi richiamare la funzione di stampa dalla barra degli strumenti, dal menù File, oppure tramite la combinazione di tasti CTRL+P.

Se dal menù File (o usando la combinazione di tasti CTRL+F4) chiudiamo il report, lo troveremo elencato nell'elenco dei nostri report. Questo report è stato generato in modo automatico; a noi è rimasta solo la scelta dei campi. In moltissimi casi, direi nella stragrande maggioranza dei casi, questa è una scelta accettabilissima, e quindi questo è il modo più immediato per creare un report.