Possiamo anche sperimentare altre possibilità, ad esempio la creazione di un report partendo da una query.

Apriamo quindi Access ed il nostro database.

Creiamo una query: ormai sappiamo farlo! Scegliamo la linguetta Query, Nuovo, Visualizzazione struttura. Scegliamo Indirizzi dall'elenco delle tabelle. Nella griglia poniamo i campi Cognome, Nome e Data di nascita. Chiudiamola senza eseguirla, ma salviamola col nome Report, per ricordarci che l'abbiamo creata per preparare poi il report.

Torniamo alla linguetta Report, scegliamo Nuovo, poi Autocomposizione Report.

Noterai che è presente anche Report, la query che abbiamo appena creato. Scegli quella come origine del report e poi OK. Quindi questa volta genereremo un report a partire dalla query.

Ti ricordo che la query non è un elenco di dati esistenti, come una tabella; è invece una informazione che serve ad Access per fare al momento del lancio una estrazione.

Quando lanceremo il report, verrà eseguita la query, e i dati estratti verranno inseriti nel report, nel modo in cui noi desideriamo. In questo caso vogliamo scegliere tutti i campi della query (sono tre), quindi basterà usare il pulsante con la doppia freccia a destra per selezionarli tutti. Premiamo poi Avanti. Premiamo ancora Avanti anche nella finestra successiva, perché non vogliamo aggiungere livelli di gruppo.

Nella finestra in cui ci chiede l'ordinamento, tramite l'apertura della casella elenco scegliamo Data di nascita. Premiamo poi Avanti perché ci va bene ordinamento crescente. Nella finestra del layout ci va tutto bene: il report tabulare e l'orientamento verticale, perché questa volta ci sono pochi campi. Premiamo quindi ancora Avanti.

Anche lo stile aziendale, o di società, scelto per default nella finestra successiva, ci va bene; quindi premiamo ancora Avanti.

Anche l'ultima informazione, quella del titolo, ci va bene, e quindi premiamo ALT + F per Fine. Il report viene generato immediatamente.

E' fatto come quello che ho già descritto, con la differenza che questa volta l'andamento è verticale. Se controlli la data di nascita, primo campo nell'elenco, vedrai che il primo record è relativo alla persona più vecchia.

Anche in questo caso potremmo stampare il report, ma potremmo anche modificarlo. Per far questo, scegliamo il menù Visualizza e poi Visualizzazione Struttura. Ci compare una finestra che abbiamo già visto quando abbiamo modificato le maschere.

Lo sfondo è quadrettato, per permettere la disposizione corretta degli oggetti.

Gli oggetti presenti sulla finestra sono vari. Il primo è intestazione report.

Esso contiene il titolo del nostro report, e cioè Report, esso verrà stampato una volta sola.

Poi troviamo intestazione pagina. In essa sono presenti le intestazioni dei campi e la riga blù che la separa dai campi veri e propri. Essa viene stampata ogni volta che si passa a una nuova pagina durante la stampa.

Andando avanti, la terza sezione è identificata come corpo, e contiene i campi, o meglio lo spazio dove essi verranno scritti. Nella visualizzazione struttura troviamo solo il posto occupato da un record, perché questa modalità riguarda solo la struttura e non il contenuto. Lo spazio dedicato ad ognuno dei campi del record è in funzione del tipo di campo definito nella tabella. Questa sezione viene stampata tante volte quante occorrono per esaurire tutti i dati trattati.

La quarta parte è chiamata Piè di pagina pagina, e contiene la riga grigia orizzontale e subito sotto, nella parte sinistra, la scritta "= NOW ()". Essa verrà trasformata nella data del giorno, divisa in giorno della settimana e data per esteso, come abbiamo visto. Nella parte destra, sulla stessa riga, troviamo la scritta "= "Pagina" & [page] & "di" & [pages]. Verrà trasformata in pagina (questa parola è fra virgolette), poi numero della pagina corrente, poi di e il numero delle pagine del report. Essa viene stampata alla fine di ogni pagina del Report.

Ancora al di sotto esiste una ulteriore sezione, denominata Piè di pagina report ed attualmente è vuota, essa viene stampata solo alla fine dell'intero Report.

Proviamo a fare una modifica. Vogliamo che l'intestazione, il titolo del nostro report diventi "rapporto di prova" invece che "Report".

Col mouse, questa modifica è facilissima. Basta selezionare l'intestazione report, poi selezionare il contenuto, cioè Report, e scrivere ciò che si desidera: il campo verrà immediatamente modificato. Con la tastiera, la cosa è un po' più complessa, ma se seguirai tutti i passi che ti indicherò, riuscirai sicuramente ad ottenere lo stesso risultato.

E' necessario per prima cosa selezionare il campo che contiene la scritta che vogliamo modificare. Per farlo, bisogna entrare nell'elenco dei campi. Lo abbiamo già fatto quando abbiamo parlato delle maschere, ma te lo ricordo anche ora. Premi ALT per andare alla barra dei menù; poi CTRL+TAB per passare alla barra degli strumenti, poi ancora la stessa combinazione di tasti per passare alla casella degli strumenti (potresti aver bisogno di premere CTRL+TAB nel caso tu avessi la visualizzazione di più di una barra degli strumenti); infine, premi per l'ultima volta CTRL+TAB. Adesso dovresti trovarti sull'elenco campi. Puoi tranquillamente scorrerlo con freccia su o freccia giù. In questo elenco troverai tutti i campi e le sezioni del report. Il titolo o intestazione è un'etichetta, e non è contrassegnata da un nome, come etichetta cognome, ma da un numero, ad esempio etichetta 6. Access dà un numero progressivo alle etichette, e la prima che trova libera sarà quella in cui viene scritto il contenuto della nostra intestazione. Non è detto che questa etichetta sia contrassegnata dal numero 1, perché potremmo aver creato altre intestazioni , ad esempio in altre maschere o report. Sicuramente però sarà quella col valore più basso all'interno di questo report. Analizza bene l'elenco che hai di fronte e, quando l'hai trovata, premi INVIO. A questo punto dovresti aver selezionato il campo da modificare.

Il modo più semplice per effettuare la modifica è cancellare da destra a sinistra tutte le lettere del campo e quindi scrivere il titolo desiderato. In alternativa puoi andare nel menù Visualizza e attivare con INVIO la scelta Proprietà. Conosciamo già molto bene questa finestra. Cerca la riga Etichetta e, al posto di Report, scrivi Rapporto di prova. Puoi ora, tramite ALT+F4, disattivare Proprietà che non ti serve più. Naturalmente, se desiderassimo, ad esempio, allargare questo campo, spostarlo o modificarlo in altre caratteristiche definite in questa finestra, la cosa sarebbe possibile, come già sai.

Per rendere effettiva questa modifica, naturalmente, dovrai chiudere il report e salvare. Riaprilo e controlla che ciò che hai fatto sia davvero corretto.

Proviamo ad eseguire un'altra modifica. Vai nel menù Visualizza e scegli Visualizza struttura. Poi, dal menù Inserisci, scegliamo Data e ora. La prima cosa che notiamo nella finestra Data e ora è la casella, attualmente attivata, Includi data e ora. Poi, spostandoci col TAB, troviamo tre diversi formati di data: il primo è quello che contiene anche il giorno della settimana, già visto nel report; il secondo contiene giorno, mese abbreviato e anno; il terzo è solo numerico (giorno mese e anno), coi tre campi separati da barre. Scegliamo quest'ultimo tipo tramite le frecce. Spostiamoci ancora con TAB e disattiviamo la casella Includi ora. Questo significa che l'ora non verrà inserita. Diamo ora OK. Access ci ha creato un campo in cui è scritto: =format(date();"data in cifre"). Questo campo si trova in alto a sinistra rispetto al report. Noi vorremmo spostarlo a destra dell'intestazione, cioè subito dopo "rapporto di prova" che abbiamo appena modificato. Farlo col mouse è molto semplice. Dato che dobbiamo controllare fisicamente dove deve trovarsi la nostra data, è necessario che noi agiamo sulle sue proprietà. Per questo devi selezionare il campo intestazione. Per farlo, devi usare la procedura che abbiamo attuato quando abbiamo modificato l'intestazione. Poi, dovresti attivare la scelta Proprietà dal menù Visualizza. Devi memorizzarti la larghezza del campo. A questo punto devi selezionare il campo appena creato. Tieni presente che la data verrà definita come campo testo. Ce ne sono già due: la data e il numero di pagina; quindi dovrai, sempre dall'elenco campi, scegliere il campo testo che ha il numero più alto. Nelle proprietà di quest'ultimo, devi modificare la distanza dal bordo sinistro perché non si sovrapponga all'intestazione. Se, ad esempio, la larghezza dell'intestazione è 15 cm, tu dovrai mettere la distanza della nostra data dal bordo sinistro a 15,5. Questo dovrebbe portarti ad avere sulla stessa riga "rapporto di prova" e la data del giorno. Ora vorremmo dare ai due campi lo stesso formato. Esiste, nella barra degli strumenti, il pulsante Copia formato. Per copiare il formato di un campo in un altro bisogna prima selezionare il campo di origine (seleziona quindi l'intestazione); poi, dalla barra degli strumenti scegliere il pulsante Copia formato, ed infine selezionare il campo in cui si vuole fare la copia (seleziona il nostro campo data).

Mi rendo conto che tutto questo non è facile, anche perché non avrai una chiara visione del risultato. Il lavoro con gli altri però è la cosa più affascinante. Ti invito quindi a provare queste modifiche finché non sarai riuscito a fare ciò che ho provato ad insegnarti.