Lezione 1.1 - La posta elettronica - parte prima

Outlook Express è un programma che serve a gestire la posta elettronica (e-mail). Esso svolge le funzioni che da sempre sono state gestite quando si riceve una lettera: risposte, rispedizioni, invio a tanti destinatari& L'idea di un programma di gestione della posta è proprio questa: svolgere, tramite PC, tutte queste funzioni in modo più veloce e più facile. OK, se sei pronto, possiamo iniziare.

Adesso vediamo come aprire il programma sul desktop di Windows.

Richiamiamo il menù di Avvio (CTRL + ESC o tasto di Avvio di Windows. Quest'ultimo si trova tra il tasto CTRL ed il tasto ALT).

Tramite le frecce, o battendo la lettera P, scegli adesso il menù PROGRAMMI. Quando l'hai trovato, premi INVIO.

Si apre la lista dei programmi disponibili. Sempre utilizzando freccia su o freccia giù, cerca OUTLOOK EXPRESS. Poi, premi INVIO.

Se tutto è andato bene:

Abbiamo aperto OUTLOOK EXPRESS. Dimenticavo&. Ricordati di accendere il modem, se è un dispositivo esterno. In caso contrario, quando ci servirà, esso si attiverà automaticamente.

Per chiudere il programma basta utilizzare la combinazione di tasti ALT + F4. Essa chiude sempre tutte le applicazioni di Windows, e quindi è un comando molto utile da ricordare. Potrai usarlo quando avrai svolto tutte le attività o quando deciderai di interrompere lo studio.

Vorrei farti alcune precisazioni sulla connessione, disconnessione e sulle diverse configurazioni che Outlook Express consente. Questo programma può funzionare, permettendoti di eseguire operazioni sui messaggi che vedremo più avanti, sempre disconnesso, cioè la tua linea telefonica può sempre essere libera, finché tu non hai effettivamente bisogno di spedire o ricevere dei messaggi. Solo in questo caso, col comando che vedremo, è necessario che tu ti connetta alla rete. Infatti, i messaggi che spedisci, devono passare attraverso il modem per arrivare ai destinatari e, d'altra parte, quando ne ricevi, essi devono arrivare al tuo computer tramite il modem. Ti consiglio quindi, ma vedrai che il tuo PC sarà già configurato in questo modo, di impostare Outlook Express in modo che esso non si connetta quando lo apri, ma aspetti una tua specifica richiesta di connessione e, appena finito di spedire o ricevere dei messaggi, si disconnetta, permettendoti così di risparmiare costi di linea telefonica non necessari.

Questo discorso vale se stai usando una linea analogica o ISDN. Se invece usi una linea ADSL, non è necessario che tu ti preoccupi dei costi telefonici perché sarai sempre connesso. Bisogna allora configurare Outlook Express in modo che, appena aperto, controlli se ci sono dei messaggi per te e che ti spedisca immediatamente eventuali messaggi in attesa.

Per ora non ti preoccupare se non capisci bene tutto questo. Ritorneremo sull'argomento e verificheremo in pratica le varie situazioni in cui potresti trovarti.

Ma torniamo a noi. Dovresti avere sullo schermo la finestra principale del programma.

Ti descriverò la finestra principale di Outlook Express, ma non considerare che essa sia sempre così: infatti, attraverso la scelta "VISUALIZZA" che si trova nella barra dei menù, potrai modificarla a seconda delle tue esigenze.

La prima riga, come sempre, contiene il titolo, ed i tre pulsanti che già conosciamo: INGRANDISCI, RIDUCI AD ICONA e CHIUDI.

Nella seconda riga si trova la BARRA DEI MENÙ che useremo presto. Esplora queste due righe usando il tuo navigatore.

Non so se l'hai notato, ma mi sembra importante, e lo verificherai anche tu man mano che userai Outlook Express. Se hai esplorato bene il titolo, avrai visto che non è indicato solo Outlook Express, ma anche "posta in arrivo": infatti, questa è la cartella che potrebbe essere selezionata all'avvio del programma. Per ora metti questa informazione in uno scrigno, perché ti servirà più avanti.

Nella terza riga troverai la BARRA DI SCORRIMENTO, che ti consiglio però di non usare, perché ci sono altri comandi per scorrere testi ed elenchi.

Nella riga successiva, potrai trovare la BARRA DEGLI STRUMENTI. Essa consiste di parecchi pulsanti che sono tra i più usati nella gestione della posta, ma che ti farò accuratamente evitare, perché impareremo insieme tasti abbreviati e funzioni tramite i menù che ti permetteranno di svolgere senza fatica le stesse attività. Esplorali, comunque, perché ti familiarizzeranno con questo programma.

Nelle righe che seguono, troverai un elenco delle cartelle, e se ci fossero messaggi nella cartella attualmente selezionata, vi troveresti l'elenco dei suoi messaggi. Le cartelle contengono i messaggi ricevuti, in partenza, spediti, eliminati (cancellati) e in lavorazione. Le cartelle standard di Outlook Express sono tante, ma molte di più sono quelle che puoi creare, e quindi l'elenco può diventare più lungo di quello che attualmente puoi vedere. Non preoccuparti però di come ti può sembrare difficile questa esplorazione, perché con l'uso del programma, vedrai che tutto si chiarirà.

In particolare, l'elenco delle cartelle si trova nella parte sinistra della finestra, mentre nella parte destra vengono mostrati i messaggi della cartella che al momento è selezionata.

Esplora anche quest'area, e familiarizzati con essa.

Nella riga che segue, l'ultima della finestra, troverai la riga di stato, che ci permette di avere informazioni sui messaggi presenti nella cartella, o sull'attività che il programma sta eseguendo in quel momento. Vedremo man mano, comunque, l'importanza di questa barra. Intanto, esplorala per verificare come si presenta in questo momento.

Bene. Abbiamo esaminato, a grandi linee, la finestra principale di Outlook Express. Ora, per dimostrarti che le cose sono molto più semplici di quanto sembrano, inizieremo subito ad eseguire delle funzioni.

Proviamo subito a scrivere un messaggio. Per farlo, usa la combinazione di tasti CTRL + N (Nuovo messaggio).

Se hai eseguito questa operazione correttamente ci apparirà una finestra : vediamo com'è organizzata.

Nella prima riga, anche qui, troviamo la barra del titolo: NUOVO, con i soliti tre pulsanti per ingrandire o rimpicciolire, ridurre ad icona e chiudere. Nella riga successiva troviamo la barra dei menù che avrà funzioni diverse, o complementari, a quelle della finestra principale. Nella terza riga c'è la barra degli strumenti che contiene i pulsanti più usati nella funzione di scrittura del messaggio. Nelle righe che seguono, puoi trovare "A:", "CC:", "CCN", "OGGETTO:". Queste categorie si riferiscono al destinatario o destinatari del messaggio, a chi eventualmente leggerà il messaggio in copia, a chi leggerà il messaggio in copia senza che nessun altro lo sappia, e all'oggetto che vorremo dare al messaggio stesso. Al centro, ma adesso è vuota, ci sarà un'area in cui è possibile scrivere il testo del messaggio. L'ultima riga della finestra, come sempre, è occupata dalla barra di stato. Ti chiedo di esplorare con attenzione anche questa finestra.

Se non hai spostato il cursore da dove si trovava quando hai aperto questa finestra, esso è posizionato sul campo di immissione "A:". Nel caso tu ti sia spostato da dove ti trovavi all'inizio, cerca col tasto TAB il campo "A:". Qui devi scrivere l'indirizzo di posta elettronica della persona a cui vuoi spedire la nota. In genere, gli indirizzi di posta elettronica possono essere difficili da ricordare. Quindi ci verrà in aiuto la rubrica per memorizzarli. Allora, immaginiamo che tu abbia salvato nella rubrica l'indirizzo del signor Mario Rossi. Se così fosse, potresti scrivere direttamente in questo campo Mario Rossi e il programma saprebbe già a chi spedirlo. Scrivi quindi "Mario Rossi" e premi poi il tasto TAB per passare al campo successivo.

Se tutto è andato bene, dovremmo essere posizionati adesso sul campo CC, cioè copia per conoscenza. In questo momento, vogliamo che il messaggio venga ricevuto solo da Mario Rossi e quindi lasciamo vuoto questo campo. Premi quindi ancora il tasto TAB per passare a quello successivo.

Dovremmo adesso trovarci posizionati sul campo CCN. Come dicevo prima, questo campo ci permette di specificare una o più persone che riceveranno copia del messaggio, senza che nessun altro sappia dell'avvenuta spedizione. Lasciamo vuoto anche questo campo. Premi ancora TAB per passare all'oggetto.

Se ti trovi sull'OGGETTO, In questo campo scriviamo "Riunione", naturalmente senza virgolette. Poi, premi ancora TAB per passare al testo vero e proprio.

Eccoci finalmente pronti per invitare il signor Mario Rossi alla nostra riunione.

Scrivi un breve testo che lo informi sull'ora della riunione.

Dopo aver scritto il messaggio, se lo desideri, puoi impaginarlo utilizzando i comandi presenti nel menù formato. In questo caso, non lo faremo. Dobbiamo però dire ad Outlook Express che il messaggio potrà essere spedito appena ci colleghiamo. Per questo, premi la combinazione di tasti CTRL + INVIO. Questa operazione non spedirà il messaggio al signor Mario Rossi, ma lo metterà, diciamo così, in parcheggio, nella cartella "posta in uscita", fino al passo successivo che vedremo tra poco. Allora, premi CTRL + INVIO.

Anche qui devo farti una precisazione. Nel menù Strumenti di Outlook Express è presente la scelta Opzioni. Essa è una finestra multipagina che abbiamo già visto quando abbiamo imparato a conoscere Windows. Potrai impostare Outlook in modo che esso non spedisca i messaggi appena tu premi la combinazione di tasti CTRL + INVIO. Questo ti consentirà di non connetterti ogni volta che spedisci un messaggio, ma di farlo solo quando lo desideri.

Adesso, utilizziamo un'altra modalità per spedire un altro messaggio. Il comando "nuovo messaggio", oltre che dalla combinazione di tasti CTRL + N, può anche essere eseguito dal menù messaggio. Bisogna andare nella barra dei menù col tasto alt e, tramite freccia destra, selezionare messaggio. Per aprire questo menù, basta premere INVIO. Un modo veloce per eseguire questa operazione con un solo comando è quello di usare la combinazione di tasti ALT + E. Premi allora ALT + E per aprire il menù "messaggio".

La prima scelta di questo menù è proprio NUOVO MESSAGGIO. Premi INVIO per aprire la finestra "nuovo".

Nella casella "A:" sulla quale sei posizionato, scrivi questo indirizzo: mioamico@dominio.it

Per scrivere il simbolo chiocciola, o "at", devi premere la combinazione di tasti che segue: tasto ALT grafico, cioè quello a destra della barra spaziatrice, + o accentata, oppure ALT grafico + q. Questo dipende da come è stata configurata la tua tastiera. Prima di proseguire, accertati che il tuo navigatore segnali che hai scritto correttamente questo simbolo.

Avrai sicuramente notato che questa volta non abbiamo scritto il nome dell'amico, ma il suo indirizzo di posta elettronica. Le due modalità che abbiamo usato vanno ugualmente bene: bisogna solo scegliere la migliore per quel momento: ci ricordiamo l'indirizzo di posta elettronica della persona? Abbiamo memorizzato nella nostra rubrica i suoi dati e quindi basta che scriviamo solo il nome??? OK, premi TAB per passare al campo successivo.

Ricordi? La volta precedente, abbiamo lasciato vuoto sia il campo CC che il campo CCN, e siamo passati al campo OGGETTO. Dato che adesso ti trovi su CC, premi TAB ancora due volte per passare all'oggetto.

Nel campo "Oggetto:" scrivi: Festa di Carnevale e premi TAB per passare al campo successivo.

Dovresti trovarti, adesso, nell'area dove puoi scrivere il messaggio. Allora scrivi: Vieni alla festa di Carnevale a casa mia domani?

Hai scritto il messaggio. Adesso ti mostrerò un altro comando che ha la stessa funzione della combinazione di tasti CTRL+INVIO, cioè quella di parcheggiare il messaggio nella cartella "posta in uscita". Bisogna scegliere l'opzione "invia messaggio" dal menù file. Vai quindi nel menù FILE con ALT+F, poi con freccia giù posizionati su "invia messaggio" e premi INVIO.

La finestra del nuovo messaggio dovrebbe essersi chiusa e dovremmo essere tornati alla finestra principale di Outlook Express. Voglio descrivertela anche in modo logico, oltre che "fisico", come abbiamo fatto prima, e ne approfitteremo per navigare un po' tra le cartelle, per verificare se i due messaggi che abbiamo scritto sono davvero presenti in "posta in uscita". Allora: la finestra di Outlook Express, come hai visto, presenta l'elenco delle cartelle, ed una di esse è sempre selezionata. Adesso la cartella selezionata dovrebbe essere "posta in arrivo", e lo puoi verificare leggendo il titolo della finestra. Ti ricordi che ti ho detto di mettere questa informazione in parcheggio, perché poi ti sarebbe servita? Ecco arrivato il momento di usarla.

L'elenco delle cartelle è fatto ad albero, nel senso che la radice è Outlook Express; al livello successivo c'è "Cartelle locali", che diventa quindi il livello 1. Successivamente, a livello 2, rami, allo stesso livello, sono costituiti da "posta in arrivo", "posta in uscita", "posta inviata", "posta eliminata", "bozze". Ognuna di esse può avere dei rami figli, e così via. Per questo la visualizzazione si dice ad albero. Nell'area a destra della finestra, vengono visualizzati i messaggi relativi alla cartella in quel momento selezionata. Questi messaggi sono presentati come un elenco, perché non ci sono diversi livelli tra loro, ma si trovano tutti a "pari merito", diciamo così. In "posta in arrivo" non dovrebbero essere presenti messaggi: controlla la barra di stato per esserne certo o usa le frecce. Selezioniamo adesso la nostra cartella "posta in uscita". Per farlo, premi shift + tab, per passare dall'area dei messaggi all'elenco delle cartelle.

Con freccia giù, cerca "posta in uscita". Non premere INVIO. Basterà questo per evidenziare l'elenco dei messaggi in essa presenti. Premi TAB per vederlo.

Prima di osservare i messaggi, verifica col tuo navigatore come il titolo sia stato modificato e, invece che "posta in arrivo", c'è scritto "posta in uscita".

Bene. Hai visto come tutto è utile? Adesso osserviamo i messaggi del nostro elenco. Se scorri con le frecce, troverai che, se tutte le operazioni eseguite finora sono andate a buon fine, ti verrà evidenziato prima l'uno e poi l'altro dei due messaggi che abbiamo messo in spedizione. Vorrei solo precisare questo: se proverai a spedirli davvero, quando faremo la prova di spedizione, potresti ricevere dal sistema degli errori perché gli indirizzi sono inventati. Ora, evidenzia la cartella "posta inviata", utilizzando shift + tab per spostarti all'elenco delle cartelle, e freccia giù per evidenziarla.

Finora non siamo mai stati collegati alla rete, ma adesso, se volessimo veramente spedire questi due messaggi, e scaricare dal server eventuali messaggi che qualcuno ci ha inviato, dovremmo collegarci. Esiste un comando, presente nel menù STRUMENTI, che ci consente di inviare e ricevere tutti i messaggi. Il comando è "invia e ricevi", e può essere selezionato direttamente, tramite la combinazione di tasti CTRL + M. Premi allora CTRL + M.

A questo punto, a seconda di come è stato impostato il programma, ci può venir chiesto se vogliamo connetterci e, una volta che rispondiamo di sì, ci può venir chiesta la conferma.

Se il tuo PC è stato impostato per una connessione automatica, dopo la digitazione di CTRL + M per il comando INVIA E RICEVI, dovresti sentire il modem che compone il numero di telefono e che stabilisce il colloquio con l'altro modem. Nel caso invece ti venisse chiesta conferma, basta che tu prema INVIO e il modem inizierà a comporre il numero.

Quando la connessione è stabilita, il sistema si collega al nostro server di posta, spedisce i nostri messaggi e scarica quelli che eventualmente siano presenti. Alla fine dell'operazione, il sistema potrebbe disconnettersi e in questo caso torniamo alla finestra principale di Outlook Express. Se non è stata impostata la disconnessione alla fine del controllo della posta, bisogna che tu ti disconnetta per non avere costi di connessione troppo elevati.

Troverai la connessione in "Accesso remoto" presente in "Risorse del computer". Quando avrai dato INVIO su di essa, scegli il pulsante "Disconnetti" tramite il tasto TAB.

Se tu avessi spedito dei messaggi, essi si troverebbero nella cartella POSTA INVIATA che dovrebbe essere attualmente selezionata. Controlla se, nonostante abbiamo inventato gli indirizzi, il sistema te li abbia inviati.

Se qualcuno ti ha spedito un messaggio (io non posso saperlo), lo troverai nella cartella POSTA IN ARRIVO.

Se avessimo scritto l'indirizzo del destinatario sbagliato o se durante la spedizione si fossero verificati degli errori, il provider invierebbe un messaggio che ci comunica l'impossibilità di recapitare l'e-mail a causa del fatto che gli indirizzi dei destinatari sono errati.

Anch'esso si troverebbe nella cartella POSTA IN ARRIVO.

Vediamo in dettaglio le cartelle che contengono le e-mail.

La prima, come abbiamo visto, è la cartella POSTA IN ARRIVO. In questa cartella vengono inseriti tutti i messaggi che ci arrivano.

Quando riceviamo nuova posta il nome di questa cartella è evidenziato in grassetto (neretto) e di fianco è indicato il numero di messaggi che non sono ancora stati letti.

Anche i messaggi non ancora letti sono evidenziati in grassetto (neretto) e a sinistra del mittente appare una piccola busta chiusa.

Per aprire un messaggio contenuto nelle cartelle è sufficiente essere posizionati su quel messaggio (averlo selezionato) e premere INVIO. Per chiudere un messaggio basta usare la combinazione di tasti ALT + F4 o semplicemente il tasto ESC.

Dopo che un messaggio è stato letto, non è più evidenziato e la busta a fianco del mittente è aperta.

Il tuo ausilio dovrebbe essere in grado di indicarti se un messaggio è già stato letto oppure no.

Poi c'è la cartella POSTA IN USCITA. In questa cartella sono presenti i messaggi che aspettano di essere spediti.

Quella successiva, è la cartella POSTA INVIATA. In essa vengono inseriti i messaggi spediti.

Vediamo adesso la cartella POSTA ELIMINATA. Al suo interno si trovano tutti i messaggi che abbiamo cancellato.

Per cancellare un messaggio, è sufficiente selezionare la cartella in cui esso è contenuto, evidenziare il messaggio da cancellare e premere la combinazione di tasti CTRL + D, o direttamente il tasto CANC della tastiera. E' anche possibile cancellare un messaggio mentre è aperto, cioè mentre se ne sta leggendo il contenuto.

Si può chiedere ad Outlook Express di svuotare la cartella "posta eliminata" ogni volta che esso viene chiuso, oppure di tenere i messaggi nella cartella finché non la si svuota manualmente.

Per farlo, basta eseguire il comando "svuota cartella posta eliminata" presente nel menù modifica della finestra principale del programma.

Per configurare lo svuotamento automatico della cartella "Posta eliminata" alla chiusura di Outlook Express, devi sempre andare nella scelta "Opzioni" presente nel menù "Strumenti".

Vediamo l'ultima cartella, BOZZE. In essa sono contenuti i messaggi che abbiamo scritto ma che non sono ancora pronti per essere spediti. Perché un messaggio vada a finire nella cartella BOZZE, basta chiuderlo con ALT + F4 oppure ESC senza usare CTRL + INVIO.

A questo punto verrà chiesto se si desidera salvarlo. Se si seleziona il pulsante SI?, quel messaggio verrà inserito nella cartella BOZZE. Lo si potrà riaprire e completare per spedirlo con la solita procedura.

E' possibile creare delle cartelle per organizzare meglio la nostra posta. Per creare una nuova cartella, bisogna decidere a quale livello sarà. Ad esempio se vogliamo che essa sia figlia di posta in arrivo, bisogna posizionarsi su POSTA IN ARRIVO: non importa se nell'elenco dei messaggi o nell'elenco delle cartelle. Poi, bisogna aprire il menù FILE e selezionare il comando NUOVO; successivamente, all'interno dell'opzione NUOVO, scegliere CARTELLA. Infine, nel campo di editazione, scriverne il nome.

Vai a CARTELLE LOCALI. Ti dico che la cartella che stiamo per creare sarà "sorella", cioè allo stesso livello, di quelle che abbiamo visto finora.

Apri il menu FILE e seleziona il comando NUOVO.

Seleziona adesso CARTELLA.

Nella finestra che appare scrivi il nome della cartella: AMICI poi premi INVIO.

Adesso puoi conservare i messaggi dei tuoi amici dentro questa cartella. Ma come si fa a spostare o copiare un'e-mail in una cartella diversa? Ti dico prima i passi logici che devi fare, e poi eseguiremo insieme tutta l'operazione.

Per prima cosa bisogna cercare la cartella in cui si trova il messaggio che si desidera spostare; poi, bisogna selezionare quel messaggio; ancora, bisogna aprire il menù MODIFICA e scegliere l'opzione "sposta nella cartella". A questo punto, appare una finestra che mostra l'elenco di tutte le nostre cartelle: bisogna selezionare la cartella desiderata e premere INVIO; il messaggio verrà subito spostato dalla cartella in cui si trovava prima, a quella che abbiamo appena scelto.

Immaginiamo che tu abbia ricevuto un messaggio. Esso si trova sicuramente nella cartella POSTA IN ARRIVO. Vai allora alla cartella POSTA IN ARRIVO.

Adesso, tramite il tasto TAB, spostati dall'elenco delle cartelle all'elenco dei messaggi; poi, seleziona il primo messaggio, se esiste.

Adesso, tramite la combinazione di tasti ALT + M, apri il menu MODIFICA.

Usando freccia giU' , seleziona il comando SPOSTA NELLA CARTELLA e premi INVIO.

Dovrebbe a questo punto essere comparso l'elenco delle cartelle. Devi scegliere la cartella AMICI. Per farlo, puoi spostarti con le frecce per selezionarla, o battere direttamente l'iniziale del nome della cartella: in questo caso la lettera A. Usa questa seconda modalità: batti A e, dato che non ci dovrebbero essere altre cartelle il cui nome inizia con la lettera A, premi INVIO.

Se c'era un messaggio nella cartella POSTA IN ARRIVO, e se tutte le operazioni che ti ho descritto hanno avuto successo, il messaggio dovrebbe ora trovarsi nella cartella AMICI.

Di ogni messaggio, in qualsiasi cartella esso si trovi, ci vengono fornite le stesse informazioni:

Proviamo, ad esempio, ad ordinare la posta per data ed ora, ma in ordine decrescente. Apri, tramite la combinazione di tasti ALT + V, il menù VISUALIZZA.

Adesso, tramite freccia giù, scegli ORDINA e premi INVIO.

Scegli adesso RICEVUTO e premi ancora INVIO.

Apri nuovamente il menù VISUALIZZA, scegli ORDINA, e questa volta, tra le opzioni, seleziona ORDINE DECRESCENTE e premi INVIO.

Verifica adesso cos'è cambiato, utilizzando il tuo navigatore. Vedrai che sarà molto interessante, decidere l'ordine che più ti piace per i tuoi messaggi, esplora quanto ti ho detto.