Lezione 1.2 - La posta elettronica - parte seconda

Vediamo adesso un altro comando, importantissimo ed utilissimo, di Outlook Express: RISPONDI AL MITTENTE. Questo comando ci permette di rispondere a chi ci ha scritto, e possiamo farlo in modo rapido e semplice.

Se già non ci sei, vai alla cartella POSTA IN ARRIVO, poi nell'elenco dei messaggi. Scegli un messaggio qualsiasi ed aprilo premendo INVIO.

Non so se nella tua cartella "Posta in arrivo" siano presenti dei messaggi. Se non ti è possibile fare direttamente adesso questa prova perché non hai ricevuto nessun messaggio, fattene spedire qualcuno da qualche amico ed utilizzalo per le prove e gli esercizi che ti proporrò. Naturalmente dovrai adattare i nomi reali a quelli fittizi di questo corso. Sono sicuro però che ci capiremo benissimo.

Prima di continuare, però, voglio farti una precisazione. Per rispondere ad un messaggio, puoi anche non aprirlo, ma solo selezionarlo, cioè posizionarti su di esso. Dipende da quello che devi fare: se sai già di cosa tratta il messaggio e quindi non hai bisogno di leggerlo, puoi rispondere senza aprirlo, ma a volte ti può essere necessario rileggerlo, per controllare che sia proprio quello. Vedi tu. Qui ti faccio eseguire la procedura più standard, ma puoi fare ciò che desideri, quando sarai solo.

Per eseguire la funzione RISPONDI AL MITTENTE, puoi usare due modi: andare nel menù MESSAGGIO e scegliere il comando RISPONDI AL MITTENTE, oppure, più semplicemente, usare la combinazione di tasti CTRL + R. Usa la seconda strada e premi quindi CTRL + R.

Automaticamente si apre un nuovo messaggio che ha già nel campo destinatario l'indirizzo di chi ci ha inviato l'e-mail.

Se il nostro amico avesse inviato il messaggio in copia a qualcun altro, noi risponderemmo solo al mittente, non agli indirizzi presenti nel campo "CC" o "CCN".

Nel campo OGGETTO appare ciò che Mario Rossi vi aveva scritto, preceduto però da R:. Questo indica a chi riceve il messaggio che si tratta di una risposta, e ne renderà più facile la lettura.

Nel riquadro di editazione, quello cioè in cui potremo scrivere il testo della nostra risposta, è presente il testo del messaggio del nostro amico. Questo gli renderà più facile la lettura, perché gli permetterà di confrontare la nostra risposta con la sua richiesta.

La procedura adesso è la stessa che hai sperimentato nella scrittura del nuovo messaggio. Col tasto TAB puoi passare da un campo all'altro e, quando ti trovi nel campo in cui puoi scrivere, digitare ciò che desideri; infine, con CTRL + INVIO metterai il messaggio nella cartella POSTA IN USCITA, rendendolo pronto per la spedizione.

A proposito del tasto TAB, voglio farti una precisazione. Se ti trovi nella parte della finestra in cui puoi scrivere il testo del messaggio e premi TAB anche per errore, sposterai il testo un po' più a destra, ma non passerai al campo successivo: infatti, in questo caso, il TAB funziona come in una macchina da scrivere, permettendoti cioè di rientrare di qualche millimetro il testo. Attenzione quindi a non premerlo mai nel riquadro del messaggio, a meno che tu non voglia impaginare il testo nel modo desiderato.

Non ti farò eseguire la procedura della risposta, perché non voglio annoiarti. Esplora invece, con l'aiuto del tuo navigatore, la finestra così come appare. Naturalmente, puoi anche provare a rispondere, se lo desideri, ma non sarai guidato.

Questa è una funzione molto comoda, perché ci permette di rispondere non solo alla persona che ci ha inviato un messaggio, ma a tutti coloro che essa aveva incluso tra i destinatari. Se un amico ti avesse invitato ad una riunione ed avesse inviato il messaggio anche ad altri, cosa ci sarebbe di più comodo, allora, se non rispondere a tutti proponendo una data o modificandola? Se invece della combinazione di tasti CONTROL+R, esegui CTRL + MAIUS + R, attiverai il comando RISPONDI A TUTTI, inviando il tuo messaggio a tutti coloro che il tuo amico aveva coinvolto nella riunione. Naturalmente, potrai trovare questo comando nel menù MESSAGGIO, nel caso non dovessi ricordare la combinazione di tasti. Adesso premi CTRL + MAIUS + R.

Dovrebbe essere comparsa una finestra molto simile a quella che abbiamo visto prima, quando abbiamo richiamato il comando RISPONDI AL MITTENTE. C'è però una differenza: nel campo A: c'è un elenco di nomi, e non un solo nome. Adesso, esplora tutto ciò che è comparso; Anche in questo caso non importa che eseguiamo davvero il comando; ciò che importa è che tu ne capisca la logica.

Possiamo aver bisogno di inviare un messaggio che abbiamo ricevuto ad un'altra persona. La funzione INOLTRA ci consente di farlo in maniera semplice ed efficace.

Anche in questo caso possiamo eseguire il comando, sia col messaggio aperto, sia solo selezionato. Usiamo questa volta la sola selezione. Seleziona quindi uno dei messaggi presenti nella cartella "posta in arrivo" e premi la combinazione di tasti CTRL + F.

Dovrebbe essere comparsa una finestra esattamente uguale a quella per le risposte, ma con qualche piccola differenza. La prima, che si nota subito, è che il cursore non è posizionato nel campo in cui è possibile scrivere il testo, ma nel campo A:, per permetterci di scrivere il nome del destinatario. Questo, perché nella risposta, il destinatario è sicuramente conosciuto, mentre nell'inoltro, no. Scrivi un indirizzo, ad esempio amico@dominio.it; poi, premi TAB per passare al campo successivo.

Puoi tralasciare i campi CC: o CCN:, a meno che tu non desideri inviare il messaggio in copia conoscenza o copia conoscenza nascosta, a qualcuno. Passa quindi, premendo ancora TAB per due volte, al campo OGGETTO.

In questo campo appare l'oggetto indicato dal Sig. Bianchi preceduto da I:. Questo dato gli farà capire che quel messaggio non lo abbiamo scritto noi, ma abbiamo inoltrato, magari con qualche aggiunta, qualcosa che altri ci avevano inviato. Dopo l'oggetto, se premessi ancora TAB, saresti posizionato sul campo di editazione, in cui è presente il messaggio originale. Anche qui, come in precedenza, potrai scrivere qualcosa, magari una spiegazione del motivo per cui stai inoltrando quel messaggio; poi, come sempre, potrai metterlo in POSTA IN USCITA con la combinazione di tasti CTRL + INVIO. Anche per questa funzione, non eseguiamo fino in fondo l'operazione, perché non stiamo facendo una prova di scrittura; (non dimenticarti, anche stavolta, di imprimerti nella memoria questa finestra).

E' possibile inviare una mail a più destinatari contemporaneamente. Lo abbiamo visto con la funzione rispondi a tutti, ma in quel caso il programma lo faceva automaticamente. Ora, se conosci gli indirizzi a memoria, basta separarli l'uno dall'altro, tramite il carattere punto e virgola. Questo potrai farlo sia per il nuovo messaggio, sia per l'inoltro. Vedremo poi altri modi per raggiungere lo stesso obiettivo, ma questo già ti permetterà di gestire tante situazioni.

Stampare un messaggio che ci interessa è molto semplice. Il comando STAMPA è presente nel menù FILE, ma può essere eseguito anche tramite la combinazione di tasti CTRL + MAIUS + F12. Automaticamente il programma invia alla stampante il testo del messaggio.

Abbiamo scritto una relazione con Word che potrebbe interessare il nostro destinatario. Possiamo inserire il documento nel messaggio che inviamo. Per farlo, dobbiamo andare nel menu INSERISCI, scegliere l'opzione ALLEGATO e premere INVIO. Nella finestra che compare, simile ad altre che hai visto anche in Word (Apri, Salva&), puoi scrivere il nome col percorso completo, oppure navigare tra le cartelle per cercarlo (dovresti già conoscere queste operazioni). Quando hai identificato il nome, premendo INVIO, inserirai copia della relazione o di qualsiasi documento nel messaggio. Naturalmente, la procedura per inviare il messaggio è sempre la stessa: CTRL+INVIO per portarlo nella posta in uscita, ctrl + m per inviare tutti i messaggi che hai scritto e ricevere quelli che aspettano di essere letti.

Adesso prova tu. Apri un nuovo messaggio.

Scrivi l'indirizzo di posta elettronica del destinatario: cneri@dominio.it

Vai al campo OGGETTO e scrivi: Ecco la mia foto

Adesso vai nel menù INSERISCI e richiama la funzione per inserire l'allegato.

Nella finestra che appare immetti correttamente il nome del file: foto.bmp che si trova nel disco C, cartella DOCUMENTI e premi, naturalmente, INVIO.

Se tutto è andato bene, l'allegato dovrebbe essere stato inserito nel messaggio. Potrai verificarlo subito, perché, tramite il tasto TAB, potrai sentire dal tuo ausilio che, oltre ai campi che già conosci (destinatario, CC:, CCN, Oggetto e campo di editazione), ce ne sarà uno in cui ti viene detto il nome del file che è stato allegato al messaggio. Anche in questo caso non importa che tu metta il messaggio nella cartella POSTA IN USCITA. Lo farai quando avrai indirizzi esatti a cui spedire i tuoi messaggi.

E se non ci ricordiamo un indirizzo di posta? E se ne abbiamo talmente tanti da non poterli ricordare, a meno di commettere stupidi errori che ci farebbero solo perdere tempo, togliendo velocità ad uno strumento come la posta elettronica? Ecco che Outlook Express ci viene in aiuto con la rubrica. Per aprire la rubrica ci sono, come sempre vari modi: nel menù STRUMENTI puoi selezionare RUBRICA e premere INVIO; ma, cosa più breve, puoi usare la combinazione di tasti CTRL + MAIUS + B. compare la finestra in cui si possono vedere tutti i dati dei nostri contatti. Se premi CTRL + MAIUS + B, potrai esaminarla con calma.

Ti consiglio di esaminare questa finestra, prima di proseguire per imparare ad inserire un nuovo contatto.

Adesso la rubrica è vuota, ma possiamo inserire i dati di una persona. Per farlo, vai nel menù FILE e scegli NUOVO CONTATTO.

Dovrebbe essere apparsa una finestra piuttosto complessa, nella quale è possibile inserire i dati del nuovo contatto. Attenzione, però! La finestra contiene anche varie linguette che ti permettono di inserire altri dati più dettagliati (indirizzo dell'abitazione, dell'ufficio e così via). Per passare da un campo all'altro devi usare TAB o MAIUS + TAB; per passare da una linguetta all'altra, quando ti trovi già su una di esse, freccia destra o sinistra; per passare dal campo in cui sei, al primo campo della linguetta successiva, CTRL + TAB. Dato che la finestra è abbastanza complessa, esplorala con calma usando il tuo navigatore e sperimentando i comandi che ti ho appena detto.

Perfetto. Immagino che adesso la finestra ti sia chiara. Sperimentiamolo subito inserendo un nuovo contatto. Fai in modo di essere posizionato sul campo NOME. Scrivi Carlo e premi TAB per due volte.

Abbiamo saltato il campo SECONDO NOME. nel campo COGNOME scrivi: Bianchi.

Saltiamo alcuni campi, e per l'esattezza tre: TITOLO (indica il titolo del nostro contatto); NOME VISUALIZZATO (riporta il nome come si vedrà nella rubrica); ALTERNATIVO (può essere inserito un nome alternativo, che permette di usare due nomi per richiamare lo stesso contatto). Premi quindi quattro volte TAB per passare al campo INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA.

Se tutto è andato bene, dovresti essere nel campo in cui possiamo immettere l'indirizzo di posta elettronica del nostro nuovo contatto. Scrivi cbianchi@dominio.it e premi TAB.

Ti troverai posizionato sul pulsante AGGIUNGI. Premi la barra spaziatrice per dire ad Outlook Express di aggiungere quell'indirizzo.

Ti ritroverai posizionato sull'indirizzo di posta elettronica. Esso è vuoto, e ti consente di immettere un secondo indirizzo. Dato che non lo abbiamo, possiamo passare con TAB alle informazioni successive. Noterai che l'indirizzo che hai appena inserito ti viene già mostrato. Saltiamo alcuni campi: modifica, Rimuovi, Predefinito, e posizioniamoci su INVIA MESSAGGIO UTILIZZANDO SOLO TESTO NORMALE. Premi TAB per cinque volte.

Ti consiglio di marcare sempre questo campo usando la barra spaziatrice. Se non lo farai, il messaggio verrà spedito in formato HTML. Premi quindi la barra spaziatrice e poi CONTROL+TAB per passare al primo campo della linguetta successiva.

Dovresti essere posizionato su VIA E NUMERO CIVICO. Su questo campo scrivi: Via Verdi, 33; poi premi TAB.

Dovresti essere posizionato sul campo CAP. Adesso scrivi 40100 e premi TAB per passare al campo successivo.

Dovresti essere posizionato adesso sul campo CITTA'; scrivi: Bologna

Vogliamo adesso finire di inserire i dati, lasciando vuoti tutti gli altri campi. Premi quindi TAB per nove volte fino ad arrivare ad OK; poi, premi INVIO per confermare.

Se tutto è andato bene, Abbiamo inserito un nuovo contatto. Adesso posso farti alcune precisazioni sulla finestra principale della rubrica. Essa è divisa in due parti: nella prima possiamo immettere le iniziali del nome che vogliamo vedere ed eventualmente modificare. Nella parte destra, verrà visualizzato l'elenco dei contatti, partendo da quello che inizia con la lettera che abbiamo immesso. Scorrendo con freccia su o freccia giù, passiamo da un nome all'altro. Se darai INVIO sul nome selezionato, ti verranno visualizzati tutti i dati, permettendoti di modificarli. Sarai posizionato sulla linguetta RIEPILOGO. Esamina quanto ti ho detto, anche se nella rubrica è presente un solo nome.

Se vogliamo fare delle modifiche, Se vogliamo cambiare qualche dato, è sufficiente posizionarsi sul campo corrispondente e scrivere il nuovo valore. Poi, premere INVIO. Per annullare, basta premere ESC.

Vorrei però farti una precisazione sulla modifica dell'indirizzo di posta elettronica. Quando vuoi modificare un indirizzo perché è cambiato o perché hai fatto un errore di digitazione, devi aver aperto la pagina del contatto; poi, premere shift+tab per passare all'area delle linguette e freccia destra per posizionarti sull'etichetta NOME (come ti ho detto, appena aperto il contatto, vieni posizionato sui dati dell'etichetta RIEPILOGO. Poi, tramite TAB, devi posizionarti sul pulsante MODIFICA e dare INVIO. Il cursore si posiziona a questo punto alla fine dell'indirizzo, per permetterti di modificarlo tutto o in parte. Per uscire dal campo di editazione, dopo aver variato i dati, devi premere INVIO. Naturalmente, tramite TAB, devi posizionarti su OK e premere INVIO per rendere effettiva la modifica.

Quando un contatto non ci serve più, basta selezionarlo e premere il tasto CANC. Quando viene chiesta conferma, premere INVIO su SI. Per chiudere la rubrica, basta premere la combinazione di tasti ALT + F4, o semplicemente il tasto ESC.

Ma come facciamo ad utilizzare i nomi che inseriamo nella nostra rubrica per inviare loro un messaggio senza scriverli? Il primo modo è quello di aprire la rubrica (CTRL + MAIUS + B), selezionare il nome della persona a cui vogliamo mandare il messaggio, andare nel menù strumenti, selezionare azione e tra le opzioni scegliere INVIA POSTA. Si apre la finestra del nuovo messaggio: nel campo A: viene automaticamente scritto il nome del contatto che avevamo scelto. Non è però possibile inviare questo messaggio in copia, perché il destinatario che avevamo selezionato viene scritto nel campo A:. Non è difficile, ma ti consiglio di usare un'altra modalità, anche perché se hai inserito dei contatti, sicuramente ne ricorderai il nome.

Outlook Express può essere configurato in modo che sia in grado di completare, con i nomi presenti nella rubrica, i destinatari dei nostri messaggi. Se nel campo A., CC: o CCN:, scriviamo il carattere con cui inizia il nome del contatto a cui vogliamo inviare un messaggio, Outlook Express scriverà il primo nome che trova nella rubrica che inizia con quel carattere. Ad esempio se scrivo A e il primo nome che inizia con A è Alberto, Outlook scriverà Alberto; se io invece voglio inviare il messaggio ad Angelo, scrivo anche N e il programma scriverà automaticamente Angelo. Con questo piccolo stratagemma possiamo dimenticare gli indirizzi di posta elettronica e ricordare solo i nomi dei nostri amici o colleghi di lavoro. In questo modo è possibile inviare messaggi anche a più destinatari. Basta ricordare di aggiungere un punto e virgola tra un nome e l'altro. Non ci eserciteremo su questo argomento, perché in realtà è molto semplice. So che con le nozioni che ti ho dato potrai sbizzarrirti nell'inviare messaggi ai destinatari che avrai inserito nella tua rubrica.

Abbiamo visto come è possibile includere un file in un messaggio; ora vediamo come aggiungere la nostra firma personalizzata. Può trattarsi dei nostri dati (indirizzo, indirizzo di posta elettronica), ma anche di una frase che dia un certo tipo di messaggio a chi riceve le nostre note. Outlook Express ci consente di scrivere questa firma personalizzata una volta sola: essa verrà poi automaticamente scritta in tutti i nostri messaggi.

Apri il menù STRUMENTI con la combinazione di tasti ALT + S.

Tramite le frecce, seleziona il comando OPZIONI e premi INVIO.

Ti troverai in una finestra con varie etichette. Essa ti servirà per impostare meglio, personalizzandolo secondo le tue esigenze, il programma di posta. Per ora useremo l'etichetta Firma, ma dovrai conoscerle e utilizzarle tutte. Scegli allora FIRMA. Per Farlo, posizionati sulla linguetta attualmente selezionata che è GENERALE con la combinazione di tasti MAIUS + TAB. Poi, tramite freccia a destra, cerca FIRMA.

Nella finestra che appare, ci sono varie opzioni che ti permettono di decidere quando vuoi far inserire automaticamente la firma. Puoi attivare o disattivare queste opzioni tramite la barra spaziatrice. Adesso, ci interessa però inserire la nuova firma. Spostati col tasto TAB fino a NUOVA e premi INVIO.

Il cursore si posiziona su un riquadro vuoto dove possiamo scrivere il testo che desideriamo compaia alla fine dei nostri messaggi. Scrivi il tuo nome e il tuo indirizzo; poi premi tre volte TAB fino a raggiungere il pulsante OK. A questo punto premi INVIO per chiudere la finestra.

Come ti dicevo, possiamo decidere se la firma deve essere inserita automaticamente, oppure richiamata da noi di volta in volta. Bene. Adesso sempre tramite il tasto TAB, seleziona ancora OK e premi INVIO.

Proviamo adesso ad usare la firma. Siamo tornati nella finestra principale, apri un nuovo messaggio.

Nel campo A:, scrivi adesso "Car". Outlook Express completerà il nome con "Carlo Bianchi".

Scriviamo il testo del messaggio. Passa adesso al campo in cui puoi scrivere il testo e scrivi: Ho bisogno della relazione sul progetto.

Inseriamo adesso la firma che abbiamo creato precedentemente. Apri il menu INSERISCI con la combinazione di tasti ALT + I.

Tramite le frecce, seleziona FIRMA e premi INVIO.

Se tutto è andato bene, hai inserito automaticamente le informazioni presenti nella firma. Adesso chiudi il programma.